Projekte

Machbarkeitsanalyse mit Budgetvorgabe

Machbarkeitsanalyse bewertet, ob ein Projekt technisch, wirtschaftlich und rechtlich umsetzbar ist. Aspekte:

• Technische Machbarkeit: Verfügbarkeit von Technologien
• Wirtschaftliche Machbarkeit: Rentabilität und Kosten-Nutzen-Analyse
• Rechtliche Machbarkeit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Organisatorische bzw. personelle Machbarkeit: Know-how und freie Kapazität der Mitarbeiter
• Zeitliche Machbarkeit: Umsetzung bis zum geforderten Termin

Eine Budgetvorgabe stellt sicher, dass das Projekt innerhalb der finanziellen Rahmenbedingungen bleibt. Es umfasst:

• Kosten für Personal, Material und Infrastruktur
• Reserve für unvorhergesehene Ausgaben

Rechenbeispiel: Budgetprüfung

Situation: Für die Einrichtung eines neuen Schulungsraums gibt die Geschäftsleitung ein Budget von 15.000 € vor. Geplant sind 120 Arbeitsstunden zu 65 €, Hardware für 4.500 € und Lizenzen für 1.200 €. Als Reserve werden 10 % aufgeschlagen.

1. Personalkosten: $120 \text{ h} \cdot 65 \text{ €/h} = 7.800 \text{ €}$
2. Summe: $7.800 \text{ €} + 4.500 \text{ €} + 1.200 \text{ €} = 13.500 \text{ €}$
3. Reserve: $13.500 \text{ €} \cdot 0{,}10 = 1.350 \text{ €}$
4. Gesamt: $13.500 \text{ €} + 1.350 \text{ €} = 14.850 \text{ €}$

Ergebnis: Das Projekt ist mit 14.850 € innerhalb des Budgets machbar, es bleiben 150 € Puffer.

Vor- und Nachkalkulation

• Vorkalkulation:
  • Schätzung der anfallenden Kosten vor Projektstart
  • Dient der Budgetplanung und Entscheidungsgrundlage
  • Berücksichtigt alle relevanten Kostenfaktoren (Material, Personal, externe Dienstleistungen(!!!))
• Mitkalkulation:
  • Laufender Soll-Ist-Vergleich der Kosten während des Projekts
  • Zeigt Abweichungen früh, sodass noch gegengesteuert werden kann
• Nachkalkulation:
  • Erfassung und Analyse der tatsächlichen Kosten nach Projektabschluss
  • Vergleich mit der Vorkalkulation, um Abweichungen zu identifizieren
  • Ableitung von Optimierungspotenzialen für zukünftige Projekte

Einfluss der Stakeholder beurteilen können

Stakeholder sind alle Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben. Wichtige Stakeholder sind:

• Interne Stakeholder: Auftraggeber, Geschäftsführung, Projektteam, Anwender in den Fachabteilungen, Betriebsrat
• Externe Stakeholder: Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Behörden

Die Beurteilung erfolgt durch:

• Stakeholder-Analyse (Identifikation und Priorisierung): Eine Einfluss-Interesse-Matrix ordnet jeden Stakeholder nach seinem Einfluss und seinem Interesse am Projekt ein. Daraus folgt der Umgang: hoher Einfluss und hohes Interesse eng einbinden, hoher Einfluss und geringes Interesse zufriedenstellen, geringer Einfluss und hohes Interesse informieren, geringer Einfluss und geringes Interesse beobachten (Beispiele im Lernzettel "Migration und Tests")
• Kommunikationsstrategie zur Einbindung relevanter Akteure
• Konfliktmanagement zur Minimierung negativer Einflüsse

Risikoanalyse

• Definition und Identifikation potenzieller Projektrisiken:
  • Technische Risiken (z.B. unvorhergesehene technische Herausforderungen)
  • Wirtschaftliche Risiken (z.B. Budgetüberschreitungen, Marktveränderungen)
  • Organisatorische Risiken (z.B. Ressourcenknappheit, Zeitverzögerungen)
• Bewertung der Risiken hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung: Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit × Schadensausmaß, eingestuft z. B. in einer Risikomatrix (Beispiel im Lernzettel "Bedrohungen und Schutzziele")
• Entwicklung von Maßnahmen:
  • Vermeiden: Risikoreiche Teile nicht umsetzen, z. B. auf eine unerprobte Technik verzichten
  • Vermindern: Wahrscheinlichkeit oder Schaden senken, z. B. durch Tests oder Puffer im Zeitplan
  • Übertragen: Risiko an Dritte abgeben, z. B. durch Versicherung, Vertragsstrafe oder Festpreis mit einem Dienstleister
  • Akzeptieren: Kleine Risiken bewusst tragen
• Kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Risikomanagementmaßnahmen während des Projektverlaufs